Facilitation

Qu’est ce que la facilitation ?

facilitation5“Action de rendre simple” – “Rendre quelque chose facile ou en tout cas plus facile” - ”Ensemble de fonctions dynamiques qui sont exécutées avant, pendant et après une rencontre, pour aider un groupe à atteindre ses objectifs” – “Ensemble des pratiques qui visent à rendre plus faciles les actions de changement organisationnel”.

Les définitions ne manquent pas, de la plus simple à la plus complexe, elles insistent toutes sur le fait que faciliter veut dire rendre simple, plus simple et cette simplicité tient au fait que la facilitation repose sur le fait de rendre les participants acteurs du changement. En effet tout processus de facilitation repose sur la collaboration et l’expression de chacun. C’est parce que chacun se sent concerné et contributeur dans l’atteinte des objectifs fixés que la démarche devient plus simple. Un processus de facilitation est donc le meilleur des leviers pour utiliser ce qu’on appelle l’ “intelligence collective” du groupe. Cette intelligence collective peut se résumer ainsi : “capacité du groupe à concevoir, faire émerger plus de clarté, d’idées, de solutions, de projets que la somme de ce que chacun pourrait produire individuellement”. C’est le fameux 1 + 1 = 3 – le résultat de la collaboration entre 2 êtres humains est supérieur à la somme des deux parties.

C’est donc de cela qu’il s’agit ici et tout l’art du “facilitateur” est de créer les conditions pour que cette intelligence collective puisse non seulement germer, mais s’enraciner dans la pratique du groupe qu’il accompagne.

A quoi sert la facilitation ?

Comme nous l’avons vu plus haut, elle sert  à redonner la parole aux participants pour qu’ils s’approprient les enjeux auxquels ils sont confrontés. Qu’ils s’agissent de changements opérationnels : résoudre une problématique commune, atteindre un (des) objectif (s) , ou bien institutionnels : comprendre le changement en cours dans l’organisation, utiliser les outils les plus appropriés, résoudre des problèmes de fonctionnement interne; le processus de facilitation mis en place contribuera à renforcer à la fois l’engagement individuel tout en générant un engagement collectif.

La facilitation permet donc à chacun de devenir / redevenir acteur  de ce qu’il vit, quelque soit sa place dans l’entreprise, l’organisation et même s’il travaille pour son propre compte. “Lève toi et marche”, marche vers ton devenir, les solutions qui émergeront passent par toi, elles passent par chacun de nous et c’est ensemble que nous réussirons à atteindre les objectifs qui renforceront notre fierté, notre sentiment d’appartenance, notre plaisir à faire notre métier. C’est également ensemble que nous pourrons retrouver du sens dans ce que l’on fait.

 

Dans quel cadre avoir recours à un facilitateur ?

facilitation4Les raisons de faire appel à un facilitateur pour qu’il nous accompagne dans la mise en place d’un processus collaboratif ne manquent pas.

D’une manière globale, on peut dire que plus c’est tendu en amont, plus le processus sera riche et opérant, à la condition toutefois qu’il soit bien mené. En fait,  ces tensions, doutes, interrogations, désaccords ou conflits sont autant de signes qu’il y a là un vrai sujet, qui mérite qu’on s’y penche et qu’on en débatte.  Et c’est parce que ces sujets sont au coeur des préoccupations du moment que les participants seront le plus motivés pour rechercher ensemble des pistes d’actions concrètes, pour peu que le cadre posé par le facilitateur leur permette de s’engager dans un véritable échange, où chacun pourra exprimer son point de vue dans le respect de celui des autres et petit à petit faire émerger des solutions.

Dès lors, les processus de facilitation peuvent être utilisés en situation de crise, de désaccord, pour améliorer la communication, pour parvenir à faire des choix communs, définir des orientations, retenir des priorités, prendre des décisions.

Ces processus peuvent être utilisés tant en interne, dans l’entreprise, la collectivité, l’organisation, qu’en externe, pour mener une démarche de concertation et impliquer les acteurs concernés. Ils peuvent s’adresser à des équipes de 5 personnes comme à des groupes de plusieurs centaines de membres. Ils peuvent être ponctuels ou récurrents, voir devenir une nouvelle manière d’être et de prendre des décisions ensemble. La facilitation ouvre le champ à de nouvelles formes de collaboration et de gouvernance.

Y a-t-il des pré requis pour mettre en place un processus de facilitation ?

Redonner la parole à chacun suppose que les commanditaires de l’action de facilitation soient dans un état d’esprit ouvert. Qu’ils soient à la fois prêts au partage du leadership, mais aussi aux résultats qui émergeront et prêts à accueillir d’éventuelles surprises. On ne peut demander la contribution de chacun et dans le même temps prétendre décider seul de tout, refermer les portes à peine ouvertes, et considérer les résultats avec mépris. La mise en place d’un processus de facilitation suppose un engagement sincère et éclairé de l’équipe dirigeante. Sincère veut dire ouvert au dialogue et à la co-construction à partir des idées qui émergeront du processus et éclairé veut dire conscient des attentes qu’un tel processus générera au sein de l’organisation, car toute action de facilitation se doit d’être suivie d’effets pour être crédible. Et c’est bien parce que ces actions de facilitation se traduisent en actions concrètes que les participants  plébiscitent ce type de rencontre.

Quelles compétences doit avoir le facilitateur ?

facilitation3En premier lieu, le facilitateur doit être en mesure de bien comprendre la problématique de son client. Il doit savoir l’accompagner pour définir à la fois ses objectifs et les résultats attendus, ce avec quoi ce dernier veut ressortir concrètement à la fin du processus. Sans cette compétence, le facilitateur passerait à côté du problème de son client.

Ensuite, il lui faut être capable de concevoir le processus le mieux adapté non seulement à la problématique et aux objectifs, mais aussi au temps dont dispose son client. Pour ce faire, le facilitateur dispose de ce qu’on pourrait nommer une “boîte à outils”, composée de différents processus de facilitation qu’il a eu l’occasion de tester, mais aussi d’ingrédients lui permettant d’en fabriquer de nouveau “à la carte”, “sur mesure”.

Il lui faut bien sûr avoir l’habitude d’animer et de coordonner le travail en groupes, séminaires, réunions… Il lui faut comprendre la dynamique de groupe, savoir communiquer, être centré, présent, capable de ressentir ce qui se passe dans le groupe (y compris les non-dits), être bienveillant, emphatique dans son écoute, tout en étant capable de stimuler le groupe et de remettre  le cadre si besoin. Sans être titulaire d’un doctorat en psychologie, une bonne connaissance des comportements humains est nécessaire. Il lui faut enfin savoir garder sa neutralité. Le facilitateur n’intervient pas en temps que conseil ou consultant, et ne prend pas position sur le contenu de ce qui est apporté par le groupe . Son savoir faire et la raison de sa présence sont d’ aider les participants à faire émerger et à mettre en place leurs solutions.

Comment prépare-t-on un processus de facilitation ?

La première étape passe par l’instauration d’une relation de confiance entre commanditaire et facilitateur. Cette confiance ne se décrète pas, elle s’acquiert. Elle résulte d’une certaine alchimie née de la rencontre et de l’échange autour de la problématique apportée par le commanditaire. Par la qualité de sa présence, la pertinence de ses questions, sa compréhension de la problématique et des enjeux du client, le facilitateur s’imprègne du contexte et aide ses interlocuteurs à dessiner clairement leurs objectifs et le résultat auquel ils veulent parvenir.

Poser la problématique en termes clairs, cerner les objectifs, définir ce que doit permettre d’atteindre l’action de facilitation sont les éléments structurants qui permettront au facilitateur de passer à la seconde étape.

Cette seconde étape permet au facilitateur de concevoir et de dessiner le processus collaboratif, qui lui semble le plus adapté au contexte, attentes, et objectifs de son client.  C’est un travail en “laboratoire”, dans le sens où le facilitateur va concevoir ce processus, seul ou en concertation avec le commanditaire, mais en l’absence des acteurs directement impliqués dans la problématique.

S’en suit une troisième étape, qui consiste cette fois à venir tester la méthode proposée auprès d’un échantillon de participants de l’entreprise ou de l’organisation, c’est ce qu’on appelle la rencontre du Comité de Pilotage. Ce comité regroupe un échantillon le plus hétérogène possible des participants concernés par cette action de facilitation. C’est avec ce comité que le processus sera affiné pour qu’il s’adapte le mieux possible aux besoins et à la culture de l’organisation.

Une fois le processus construit, affiné et validé par le Comité de Pilotage, il reste au facilitateur à le conduire le jour J en restant focaliser sur les objectifs, tout en accueillant ce qui se vit au niveau du groupe, car la facilitation est un processus vivant, qui sans perdre le cap s’adapte à ce qui se passe en temps réel dans la salle.

Dernière étape du processus, le bilan consiste à mesurer avec le recul comment s’est passée l’action, ce qu’elle a apporté, quels enseignements en tirer et comment faire pour réitérer ce type d’expérience ou aller plus loin dans ce type de démarche.

Outils et méthodes de facilitation :

facilitation2Le facilitateur dispose de beaucoup d’outils dans son escarcelle et il peut à tout moment en fabriquer de nouveaux, tout comme un cuisinier peut inventer de nouvelles recettes, dès lors qu’il connait les ingrédients, qu’il maîtrise l’art de les préparer en les associant et qu’il connait les gouts de ses clients. Le facilitateur va donc composer de nouveaux processus de facilitation ou utiliser ceux qu’il connaît déjà.

Parmi les plus connus et spectaculaires, on peut citer le Forum Ouvert (Open Space)

Inventé il y a plus de 20 ans par l’américain Harrison Owen, cette méthode, qui s’adapte à des groupes de toute taille, consiste à réunir des participants autour d’un thème, posé sous forme d’une question ouverte : “Quelles sont les idées, les questions, les pistes que vous auriez envie d’explorer pour …..?”

Pour y répondre, les participants sont invités à proposer des sujets de discussion, qu’ils affichent au mur rebaptisé “place du marché”. Les différents sujets constituent en fait l’ordre du jour de la rencontre. Et chacun vient “faire son marché”, pour rejoindre et échanger avec le groupe de son choix.

Tout ce qui se dit est consigné par écrit, tapé sur ordinateur pour être partagé avec l’ensemble des participants, qui peuvent ainsi choisir des priorités parmi les sujets abordés et traduire les idées émises en actions concrètes .

Cette rencontre est régie par des règles simples : les personnes qui se présentent sont les bonnes, ce qui pouvait arriver est ce qui pouvait arriver de mieux, ça commence quand ça commence et quand c’est fini c’est fini. Ces règles redonnent le pouvoir d’agir à chacun. Il est en outre précisé que chacun peut à tout moment changer de groupe de discussion s’il a le sentiment de ne plus contribuer ou de ne rien apprendre là où il est, où tout simplement parce qu’un autre sujet l’intéresse tout autant et qu’il a envie d’y contribuer.

De l’avis de toutes les organisations qui ont vécu un Forum Ouvert, cet outil est à la fois une méthode Originale, Créative et Structurée, qui permet d’atteindre des résultats avec enthousiasme. Originale, car il est peu courant de se réunir en cercle et sans avoir décidé à l’avance de ce dont nous allions parler. Créative, parce que plein d’idées et de projets naissent de ce type de rencontre, du fait même que chacun est amené à parler de ce qui lui tient à coeur et retrouve en quelque sorte la possibilité de l’exprimer à sa façon, suivant son rythme et avec les mots qui lui sont propres. Permettre à des personnes vraiment concernées par un sujet d’échanger entre elles, dans un cadre bienveillant et suivant une méthode Structurée aboutit forcément à l’éclosion de plein d’idées d’actions à mettre en oeuvre. Le Forum Ouvert est également Structuré dans le sens où toutes ces étapes s’enchaînent le plus naturellement du monde, sans stress, sans agitation et aboutissent toujours au sentiment d’avoir réalisé ensemble ce pour quoi nous avons pris le temps de nous réunir.

D’autres outils comme le Word Café, la méthode dite des Post It, l’émergence du Consensus, la conduite du Plan d’Action, la construction du SWOT (Force / Faiblesse / Opportunités / Menaces) n’en demeurent pas moins tout aussi efficaces.

Nos partenaires 

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Comme un travail de facilitation ne peut se concevoir seul dans son coin, l’écloseur de talents a choisi de travailler avec d’autres facilitateurs afin de continuer à échanger sur le métier et à enrichir sa pratique. C’est ainsi que nous pouvons répondre en équipe aux besoins exprimés en mobilisant autant de facilitateurs que nécessaire.

Pour plus d’infos sur nos partenaires réguliers :

- www.formapart.fr,

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